Po dokonaniu wyboru biura rachunkowego, należy spisać umowę dotyczącą świadczenia usług księgowych oraz podpisać odpowiednie pełnomocnictwa, które będzie upoważniało biuro np. do składania deklaracji w imieniu przedsiębiorcy lub reprezentowania go przed urzędami.
Warto dodać, że zazwyczaj na przedsiębiorcy ciąży konieczność powiadomienia urzędów o tym kto odpowiada za jego księgowość oraz gdzie archiwizowana jest cała dokumentacja. Te dane muszą znaleźć się w odpowiednim wniosku. Niektóre biura rachunkowe dopełniają jednak tej czynności za przedsiębiorcę na podstawie odpowiedniego upoważnienia.
Dokumentacja rachunkowa
Ponadto dane podmiotu prowadzącego dokumentację rachunkową wnioskodawcy, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej wnioskodawcy. Trzeba również dodać, że przedsiębiorca otwierający firmę, musi pamiętać aby odpowiednio dane biura rachunkowego wpisać we wniosku o wpis do CEIDG, podczas zakładania firmy. Natomiast przedsiębiorca zmieniający biuro rachunkowe, powinien złożyć wniosek o zmianę wpisu do CEIDG, w terminie do 7 dni od daty nastąpienia zmiany. Do obu celów stosuje się ten sam formularz – CEIDG-1. Z kolei wypełniony wniosek CEIDG-1 składa się w urzędzie miasta lub gminy.
Potwierdzenie notarialne
Można to zrobić osobiście, pocztą – konieczne staje się posiadanie notarialnego potwierdzenia podpisu lub elektronicznego. Wymagany jest on dla osób, które posiadają tzw. profil zaufany lub podpis elektroniczny. Jakie biuro rachunkowe wybrać? Trzeba dodać, że niska cena usług księgowych może wiązać się np. z brakiem reprezentacji przedsiębiorcy przed urzędami. Przynależność do organizacji branżowych to kolejna kwestia, która wymaga dokładnego sprawdzenia. Zweryfikuj, czy biuro rachunkowe należy do Stowarzyszenia Księgowych w Polsce. To najstarsza polska organizacja zrzeszająca księgowych, która m.in. dba o kompetencje i jakość usług księgowych swoich członków. Inna organizacja o podobnym charakterze to Centrum Informacji Księgowej.
